Artisans : tout savoir sur le contrôle Urssaf

Il est important de distinguer un contrôle fiscal d’un contrôle Urssaf. Le premier est effectué par l’administration fiscale. Il aura pour finalité de vérifier les impôts et les taxes payés par l’entreprise. Le contrôle Urssaf a pour but de vérifier la bonne application par les entreprises de la réglementation en matière de cotisations et de contributions sociales, calculées, déclarées et versées par les entreprises elles-mêmes. Un système déclaratif qui repose sur la confiance. À travers ce contrôle, l’Urssaf garantit le respect des droits des salariés (à retraite, par exemple).

Comment se déroule un contrôle, comment réagir suite à son annonce ?

L’avis de contrôle

Avant tout contrôle, l’Urssaf envoie un avis de passage, souvent en courrier recommandé avec accusé de réception. Celui-ci doit arriver au minimum trente jours avant le passage du contrôleur. Notons que dans le cas où le cotisant refuserait d’aller chercher cet avis, l’Urssaf n’en enverra pas un nouveau. Cette attitude (fortement déconseillée) ne suspendra, cela dit, pas le déroulement du contrôle, qui se poursuivra.

Attention : dans le cadre d’une suspicion de travail dissimulé, le contrôleur Urssaf peut se rendre à l’improviste au sein de l’entreprise, sans envoyer d’avis de contrôle au préalable.

Les bonnes pratiques

Dès la réception de l’avis, vérifiez votre disponibilité à la date fixée et le lieu du contrôle. Il ne faut pas hésiter à contacter le contrôleur en cas d’indisponibilité ou d’erreur dans l’adresse indiquée. Par ailleurs, pensez à anticiper la préparation des documents demandés, car le contrôle porte sur les trois dernières années civiles plus l’année en cours (cinq années en cas de travail dissimulé), et certaines données peuvent être archivées ou classées chez un tiers.

Durée, étapes, quelle est la procédure de contrôle ?

Différents types de contrôles sont envisageables :

- le contrôle sur pièces (possible uniquement dans les entreprises de moins de onze salariés et chez les travailleurs indépendants) : le contrôle sur pièces est réalisé dans les locaux de l’Urssaf, à partir des éléments dont elle dispose et de ceux qu’elle demande à l’employeur pour les besoins du contrôle :

- le contrôle sur place : dans ce cas, le contrôleur se rend dans les locaux de l’entreprise (ou ceux de votre cabinet comptable, si vous en faites la demande).

Lors du contrôle, le ou les agents vont vérifier minutieusement chaque document que vous leur avez fourni (bulletins de paie, registre du personnel, contrats de travail, déclaration annuelle des données sociales (Dads), justificatifs des remboursements de frais, contrats de prévoyance, bilan, liasse fiscale, statuts de la société, etc.).

Ils sont également en droit de rencontrer tout salarié pour l’auditionner s’ils souhaitent éclaircir un point en particulier.

Il est fréquent que les agents de contrôle s’attardent sur les sujets suivants :

- les frais professionnels ;

- les avantages en nature ;

- la prévoyance et les frais de santé ;

- les exonérations et les allègements de cotisations.

S’agissant de la durée du contrôle : dans les entreprises de moins de dix salariés ou pour les travailleurs indépendants, celui-ci ne peut s’étendre sur une période supérieure à trois mois, comprise entre le début effectif du contrôle et l’envoi de la lettre d’observations. Cette période de trois mois peut être prorogée une fois, à la demande expresse de l’employeur contrôlé ou de l’Urssaf.

Les bonnes pratiques En tant qu’employeur, dans le cadre d’un contrôle sur place, il est préférable que vous soyez présent pour accueillir le contrôleur. Il est essentiel de bien le recevoir et de ne pas faire obstacle à son contrôle (refuser de communiquer une information, ne pas répondre ou apporter une réponse fausse, incomplète ou abusivement tardive, etc.), car cette attitude est lourdement sanctionnée, par le paiement d’une amende.

Pour faciliter le travail du contrôleur, il est pertinent et bien vu de préparer en amont tous les documents figurant sur l’avis de contrôle.

Ce qui se passe après le contrôle pour le chef d’entreprise

L’entretien de restitution

Depuis le 1^er mai 2023, l’agent de contrôle a l’obligation de proposer un entretien au cotisant avant d’envoyer la lettre d’observations. Cet entretien peut être téléphonique. Lors de celui-ci, le contrôleur présentera les constats établis susceptibles de faire l’objet d’une observation ou d’un redressement. Attention, cet entretien n’aura pas lieu en cas de constat de travail dissimulé ou d’obstacle à contrôle.

La lettre d’observations et l’ouverture de la période contradictoire

Sur la lettre d’observations figurent toutes les observations du contrôleur Urssaf. Ce document contient notamment : la liste des documents consultés, la période vérifiée, la date de la fin du contrôle, les éventuelles voies de recours (si redressement il y a), la nature, le mode de calcul et le montant des redressements envisagés le cas échéant, etc.

Une lettre d’observations doit vous être notifiée, y compris lorsqu’aucune infraction n’a été relevée. Si vous n’êtes pas d’accord avec un élément de la lettre d’observations, vous avez la possibilité de contester l’un des motifs dans un délai de trente jours (soixante, si vous avez demandé une prolongation). L’agent chargé du contrôle sera alors dans l’obligation de vous répondre, avec deux options possibles : l’annulation totale ou partielle de ses conclusions ; le maintien de ses positions.

Les bonnes pratiques

Au moment de la réception de la lettre d’observations, si celle-ci conduit à des redressements, il est essentiel de la communiquer à un juriste afin qu’il vérifie que le formalisme est respecté. Il est parfois possible de contester des lettres d’observations qui ne sont pas assez détaillées (par exemple, s’agissant du mode de calcul des cotisations), ou dans lesquelles il manque une mention obligatoire.Dans certains cas, cela peut même conduire à l’annulation du redressement.

Le rapport de contrôle

À la fin de la période contradictoire de trente jours, et selon la situation, l’Urssaf notifie, dans son rapport de contrôle :

- un avis de crédit, en cas de régularisation en votre faveur ;

- un redressement avec mise en demeure de payer les sommes dues, en cas de régularisation en faveur de l’Urssaf (le cas échéant, assorti de pénalités ou de majorations de retard) ;

- des observations pour l’avenir, sans régularisation.

À compter de la réception de la mise en demeure, vous disposez d’un mois pour régler les sommes sollicitées. Si vous estimez ne pas en être redevable, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la commission de recours amiable de l’Urssaf dans un délai de deux mois à compter de la réception de la mise en demeure.

Ce qu’il faut retenir

Le contrôle Urssaf fait partie de la vie de toute entreprise et ne doit pas être vécu comme un affrontement. Rappelez-vous qu’il est essentiel au quotidien d’anticiper un éventuel contrôle en classant et en centralisant les documents et justificatifs susceptibles d’être sollicités par un contrôleur Urssaf. Enfin, en cas de contrôle, il est essentiel de collaborer et de ne pas faire obstacle aux opérations, sous peine de se voir lourdement sanctionné.